Provision of German Language and Intercultural Competence Training in Surabaya

1. Identitas Project

KomponenKeteranganPemberi kerjaDeutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbHProgramCentres for Migration and Development (ZME)Project No.G-012342-175RFP/Tender No.10045631 / 0010045631Nama pekerjaanProvision of German Language and Intercultural Competence Training in SurabayaLokasiSurabaya, IndonesiaPeserta30 orang, dibagi menjadi 2 kelas × 15 pesertaPeriode pekerjaanSeptember 2026–September 2027Batas proposal14 September 2026, pukul 12.00 WIBBahasa proposalBahasa InggrisPeserta tenderPerusahaan/konsultan yang berdomisili di Indonesia

2. Tujuan Project

Project ini bertujuan mempersiapkan 30 lulusan SMKN 6 Surabaya dan Universitas Negeri Surabaya untuk mengikuti program Ausbildung di Jerman, khususnya pada bidang:

• Cook/koki
• Baker/pembuat roti
• Restaurant and event catering specialist

Peserta diharapkan:

• Menguasai Bahasa Jerman dari tingkat pemula sampai B2.
• Lulus sertifikasi Bahasa Jerman yang diakui secara internasional.
• Memahami budaya, lingkungan sosial, dan budaya kerja Jerman.
• Mampu membuat CV dan cover letter berstandar Jerman.
• Siap mengikuti wawancara dengan calon pemberi kerja di Jerman.

3. Ruang Lingkup Pekerjaan

A. Kurikulum dan perencanaan

Vendor harus:

• Menyusun kurikulum Bahasa Jerman berdasarkan CEFR dari level 0 sampai B2.
• Membuat training roadmap dan jadwal pembelajaran mingguan.
• Memasukkan istilah vokasi/Ausbildung untuk profesi koki, baker, restoran, event, dan catering.
• Menyiapkan lesson plan, teaching manual, assessment tools, dan materi pembelajaran.

B. Pelaksanaan pelatihan

• Pelatihan dilaksanakan secara tatap muka di Surabaya.
• Peserta dibagi menjadi dua kelas.
• Pembelajaran harus interaktif dan immersive.
• Materi mencakup grammar, vocabulary, reading, writing, listening, dan speaking.
• Vendor harus menyediakan sistem absensi dan jadwal yang terstruktur.
• Tempat pelatihan disediakan oleh mitra GIZ di Surabaya.

C. Monitoring dan evaluasi

• Assessment setiap modul.
• Pemantauan perkembangan individual peserta.
• Feedback individual.
• Remedial coaching bagi peserta yang tertinggal.
• Laporan perkembangan dan absensi setiap bulan.
• Mock examination B1 dan B2.
• Dokumentasi proses dan hasil pelatihan.

D. Persiapan kerja dan adaptasi budaya

• Pelatihan kompetensi lintas budaya Jerman.
• Budaya kerja, nilai sosial, komunikasi, etika, dan norma kehidupan di Jerman.
• Teamwork, conflict resolution, dan customer service.
• Review CV/Lebenslauf dan cover letter/Anschreiben.
• Simulasi wawancara dalam Bahasa Jerman.
• Coaching kesiapan kerja dan adaptasi sosial.

E. Sertifikasi

Vendor bertanggung jawab:

• Mempersiapkan peserta menghadapi sertifikasi resmi B1 dan B2.
• Melakukan registrasi ujian B1 untuk 30 peserta.
• Menyediakan kesempatan satu kali ujian ulang B1 untuk setiap peserta yang membutuhkan.
• Melakukan registrasi ujian B2 untuk 30 peserta.
• Memberikan dukungan kepada peserta yang belum mencapai standar B1.

4. Target dan Milestone

MilestoneTarget utamaWaktuProject inceptionKick-off, kurikulum 0–B2, roadmap dan jadwalSeptember 2026Level A1Modul, assessment, feedback dan laporan A1 selesaiOktober 2026Level A2Modul, assessment, feedback dan laporan A2 selesaiJanuari 2027Level B1Pelatihan dan assessment B1 selesaiMaret 2027Persiapan kerjaReview CV, cover letter, simulasi wawancaraApril 2027Remedial/retake B1Dukungan dan pendaftaran ulang peserta yang belum lulusSetelah ujian B1Level B2Pelatihan, assessment dan mock examination B2 selesaiJuli/Agustus 2027Sertifikasi B2Pendaftaran ujian resmi B2Agustus 2027PenutupanKnowledge-transfer workshop dan final reportSeptember 2027

Final report minimal memuat:

• Kurikulum
• Lesson plan
• Teaching manual
• Assessment tools
• Materi pembelajaran
• Hasil dan perkembangan peserta
• Lessons learned

5. Kebutuhan Personel

Team Leader — 25 expert days

Persyaratan:

• Minimal S1 bidang pendidikan, linguistik, German Studies, atau bidang terkait.
• Kemampuan Bahasa Jerman minimal C1.
• Pengalaman minimal 5 tahun di sektor pelatihan Bahasa Jerman atau intercultural competence.
• Pengalaman minimal 5 tahun mengelola program Bahasa Jerman sampai B2.
• Pengalaman kepemimpinan/project leader minimal 2 tahun.

German Intercultural Competence Trainer — 40 expert days

Persyaratan:

• Minimal S1 bidang pendidikan, linguistik, German Studies, hubungan internasional, psikologi, atau terkait.
• Kemampuan Bahasa Jerman minimal B2.
• Pengalaman minimal 3 tahun memberikan intercultural/workforce preparation training.
• Pengalaman minimal 2 tahun dalam kompetensi lintas budaya Jerman atau integrasi sosial.

German Language Trainers — maksimal 2 orang, total 552 expert days

Perhitungan dalam ToR: 2 orang × maksimal 276 hari.

Persyaratan:

• Minimal S1 pendidikan, linguistik, German Studies, atau terkait.
• Kemampuan Bahasa Jerman minimal C1.
• Pengalaman mengajar Bahasa Jerman minimal 3 tahun.
• Pengalaman minimal 2 tahun menangani intensive German course, termasuk persiapan ujian B1 dan B2.

6. Kualifikasi Minimum Perusahaan

Ini merupakan syarat gugur sebelum proposal teknis dinilai:

• Berdomisili dan terdaftar secara legal di Indonesia.
• Rata-rata omzet minimal EUR 30.000 per tahun selama tiga tahun keuangan terakhir.
• Rata-rata minimal 5 pegawai dan manajer selama tiga tahun kalender terakhir.
• Minimal 2 proyek referensi di bidang Bahasa Jerman atau proyek kebudayaan.
• Setiap proyek referensi yang dihitung minimal bernilai EUR 10.000.
• Minimal 2 proyek referensi dilaksanakan di Indonesia.
• Referensi berasal dari 36 bulan terakhir sebelum publikasi tender.
• Tidak memiliki kondisi hukum, konflik kepentingan, pelanggaran profesional, atau alasan eksklusi lainnya.

Bagian ini perlu diperiksa lebih dahulu. Jika persyaratan omzet dan referensi tidak terpenuhi, proposal berisiko langsung dinyatakan tidak eligible.

7. Struktur Anggaran

Expert fees

PosisiOrangHari per orangTotal hariTeam Leader12525Intercultural Competence Trainer14040German Language Trainer2276552

Tarif per hari diisi sendiri oleh bidder.

Biaya yang sudah ditentukan

ItemAnggaran maksimumBuku dan materi A1–B2: 30 × Rp2.000.000Rp60.000.000Ujian B1 dan maksimal satu retake: 60 × Rp3.500.000Rp210.000.000Ujian B2: 30 × Rp4.000.000Rp120.000.000Flexible remunerationRp100.000.000Total biaya non-fee yang dialokasikanRp490.000.000

Catatan:

• Flexible remuneration hanya dapat digunakan setelah mendapat persetujuan tertulis dari GIZ.
• Biaya tersebut bersifat reimbursement/against evidence.
• Angka hari dan anggaran merupakan batas maksimum, bukan jaminan seluruhnya akan digunakan atau dibayarkan.
• Harga harus dalam rupiah.
• Tarif harus sudah termasuk PPh 21/PPh 23.
• Harga dinyatakan tidak termasuk PPN.
• Pembayaran dilakukan dalam tiga termin.
• Pembayaran terakhir dilakukan setelah pekerjaan selesai dan hasil, bukti, serta timesheet diterima dengan memuaskan.

8. Sistem Evaluasi

Evaluasi akhir

• Proposal teknis: 70%
• Proposal finansial: 30%

Financial proposal hanya akan dibuka untuk bidder yang lolos evaluasi teknis.

Bobot internal proposal teknis

Area teknisBobotTechnical-methodological concept60%Team Leader18%Intercultural Competence Trainer11%German Language Trainer Pool11%Total100%

Bagian konsep 60% mencakup:

• Strategy: 12%
• Cooperation: 8%
• Steering dan monitoring: 8%
• Implementation process dan timeline: 12%
• Learning, knowledge management dan scaling-up: 7%
• Project management, staffing dan backstopping: 13%

Artinya, proposal sebaiknya memberikan porsi terbesar pada strategi, implementation plan, project management, dan kualitas personel—bukan hanya penjelasan materi Bahasa Jerman.

9. Ketentuan Penyampaian Proposal

Proposal dikirim ke:

ID_Quotation@giz.de

Ketentuan penting:

• Subject email harus mencantumkan nomor RFP, nama pekerjaan, dan nama perusahaan.
• Maksimal ukuran setiap email: 10 MB.
• Menggunakan prosedur dua file terpisah.
• Technical proposal tidak boleh mengandung informasi harga.
• Financial proposal dikirim dalam PDF dan Excel.
• File financial proposal harus diberi password.
• Password disimpan dan baru diberikan jika GIZ memintanya setelah evaluasi teknis.
• Password tidak boleh diganti setelah deadline.
• Proposal berlaku minimal 100 hari setelah pembukaan proposal.
• Proposal teknis maksimal 10 halaman, tidak termasuk CV.
• Font minimal 11 pt.
• CV maksimal 4 halaman per orang.
• Isi setelah batas halaman tidak akan dinilai.
• Informasi dari tautan eksternal tidak diperhitungkan.

Dokumen teknis/administratif

• Technical proposal sesuai struktur ToR dan assessment grid.
• Company profile dan struktur organisasi.
• CV seluruh key experts.
• Self-Declaration of Eligibility.
• Declaration of Acceptance of GTC—ditandatangani dan distempel.
• Vendor Data Profile.
• Bukti legalitas perusahaan.
• Surat PKP atau Non-PKP.
• Bukti/reference sheet proyek sebelumnya.

Dokumen finansial

• Price Schedule Excel yang telah dilengkapi.
• Versi PDF yang ditandatangani dan distempel.
• Tarif expert per hari.
• Rekening bank perusahaan.
• Masa berlaku penawaran.
• File Excel dan PDF diproteksi password.

10. Risiko dan Catatan Penting

1. Perbedaan nomor tender.
2. Sebagian dokumen mencantumkan 10045631, tetapi Time Schedule dan beberapa bagian assessment mencantumkan 100445631. Nomor resmi yang paling konsisten adalah 10045631/0010045631. Sebaiknya ditanyakan melalui bidder question.
3. Perbedaan target B2.
4. Bagian awal ToR menyebut B2 dicapai Agustus 2027, sedangkan tabel milestone menyebut achievement B2 pada Juli 2027 dan registrasi ujian Agustus 2027. Interpretasi paling aman: pembelajaran B2 selesai Juli, ujian dilaksanakan/terdaftar Agustus.
5. Formula PPN pada Price Schedule.
6. Instruksi menyatakan harga tidak termasuk PPN dan PPN akan dibebaskan, tetapi template masih menghitung baris VAT 11%. Jangan mengubah formula sendiri tanpa klarifikasi GIZ.
7. Beban personel cukup besar.
8. Dua trainer Bahasa Jerman harus menyediakan total 552 expert days. Ketersediaan trainer C1 selama hampir satu tahun menjadi faktor kesiapan utama.
9. Risiko pembayaran berbasis penerimaan output.
10. GIZ berhak menghentikan sisa kontrak jika output milestone sebelumnya dinilai tidak memenuhi standar.
11. Biaya ujian dan materi berbasis bukti.
12. Vendor perlu memiliki cash-flow dan administrasi bukti pembayaran yang kuat karena biaya against evidence mencapai Rp490 juta termasuk flexible remuneration.
13. Deadline pertanyaan telah ditetapkan.
14. Pertanyaan tender hanya diterima pada 26 Agustus–4 September 2026. Berdasarkan tanggal saat ini, periode pertanyaan sudah lewat; bila masih memungkinkan, klarifikasi informal tetap dapat dicoba melalui alamat procurement.