TAHAP 1 — AUDIT 80+ SLIDE LAMA DENGAN /audit

Sekarang kita mulai bekerja dengan deck yang sebenarnya.

Dalam study case kita:

Leadership Training 2019.pptx

Jumlah:

87 slide

Target akhirnya memang sekitar 40 slide.

Tetapi jangan langsung meminta ChatGPT mengurangi 87 slide menjadi 40.

Kita belum tahu apa yang harus dibuang.

Tahap pertama adalah:

AUDIT

Tujuannya sederhana:

Memahami kondisi deck sebelum memutuskan apa pun.

1.1 — Upload File PowerPoint

Buka percakapan baru di ChatGPT.

Kemudian upload file PowerPoint yang sudah kita siapkan pada Tahap 0.

Dalam contoh:

Leadership Training 2019 - AI Modernization.pptx

Tunggu sampai file selesai di-upload.

Setelah itu, jangan langsung meminta redesign.

Kita akan memberikan konteks terlebih dahulu.

1.2 — Berikan Project Brief

Masih ingat Project Brief yang kita buat pada Tahap 0?

Sekarang kita gunakan.

TYPE THIS

/audit

Kemudian lanjutkan dengan prompt berikut:

Saya ingin memodernisasi deck training yang saya upload.

Berikut konteksnya:

Judul: Effective Leadership Skills

Current Deck: 87 slides

Target: ±40 slides

Durasi: 150 menit

Audience: Supervisor–Manager

Learning Objectives:

• memahami peran leader;
• memahami leadership style;
• menerapkan situational leadership;
• memberikan feedback;
• membuat action plan.

Must Keep:

• Situational Leadership;
• Leadership Style;
• Feedback Framework;
• Case Study;
• Exercise;
• Action Plan.

Protected Content:

• cerita opening;
• Leadership Journey Diagram;
• Delegation Exercise;
• Case Study A.

Untuk tahap ini, jangan menulis ulang, menghapus, atau redesign slide terlebih dahulu.

Audit seluruh deck dan petakan:

1. topik setiap slide;
2. fungsi slide dalam training;
3. relevansi terhadap learning objectives;
4. slide yang memiliki materi serupa atau berulang;
5. slide yang terlalu padat teks;
6. materi yang kemungkinan sudah tidak relevan;
7. slide yang berpotensi digabungkan;
8. materi yang lebih cocok menjadi handout;
9. case study, exercise, framework, dan aktivitas yang harus dilindungi.

Berikan hasil dalam bentuk tabel.

Untuk setiap slide atau kelompok slide, gunakan rekomendasi sementara:

KEEP / MERGE / TRIM / HANDOUT / REDESIGN / REVIEW

Jangan gunakan CUT terlebih dahulu. Kita akan memutuskan penghapusan materi setelah audit selesai.

Jika ada bagian yang tidak cukup jelas dari file, tandai sebagai NEED TRAINER REVIEW daripada membuat asumsi.

1.3 — Kenapa Kita Belum Menggunakan CUT?

Perhatikan satu detail pada prompt tadi.

Kita belum memberikan kategori:

CUT

Ini disengaja.

Pada tahap audit, ChatGPT baru berperan seperti:

auditor.

Bukan editor.

Kita ingin mengetahui kondisi deck terlebih dahulu.

Bayangkan ChatGPT menemukan slide 47 yang hanya berisi satu cerita.

AI mungkin menganggap:

tidak terlalu relevan dengan teori.

Tetapi ternyata slide tersebut adalah cerita yang selalu Anda gunakan untuk membuka diskusi.

Kalau sejak awal kita mengatakan:

“Hapus yang tidak penting.”

AI bisa terlalu agresif.

Karena itu tahap pertama menggunakan:

KEEP

MERGE

TRIM

HANDOUT

REDESIGN

REVIEW

Belum:

CUT.

Keputusan membuang materi akan kita lakukan setelah memahami keseluruhan deck.

1.4 — Apa Arti Setiap Label?

Agar hasil audit mudah dibaca, kita menggunakan beberapa label.

KEEP

Slide masih relevan dan mempunyai fungsi yang jelas.

Contoh:

Situational Leadership Framework

Materi tersebut mendukung learning objectives dan memang dibutuhkan dalam training.

MERGE

Beberapa slide membawa pesan yang sebenarnya dapat disampaikan bersama.

Contoh:

Slide 21 — Listening

Slide 22 — Questioning

Slide 23 — Feedback

Slide 24 — Empathy

Kemungkinan dapat digabung menjadi:

4 Communication Behaviors of Effective Leaders

Tetapi ingat:

Pada tahap ini kita baru menandai.

Belum benar-benar menggabungkannya.

TRIM

Materinya penting tetapi terlalu panjang.

Misalnya satu slide berisi:

150 kata tentang definisi leadership.

Konsepnya masih diperlukan.

Tetapi isi slide perlu dipangkas.

HANDOUT

Informasinya berguna tetapi tidak harus berada di layar.

Contoh:

• definisi lengkap;
• tabel referensi;
• daftar panjang;
• penjelasan teori;
• data pendukung;
• bacaan tambahan.

Daripada dibuang, materi tersebut dapat dipindahkan menjadi:

handout / workbook / supplementary material.

REDESIGN

Materinya penting.

Masalahnya ada pada cara penyajiannya.

Misalnya:

Leadership Process

ditampilkan sebagai tujuh bullet panjang.

Materinya tidak perlu dibuang.

Nanti kita bisa mengubahnya menjadi:

process diagram.

REVIEW

ChatGPT belum mempunyai cukup konteks untuk menentukan tindakan.

Di sinilah keputusan trainer dibutuhkan.

1.5 — Expected Result

Kita mengharapkan ChatGPT menghasilkan sesuatu seperti ini:

SlideTopikFungsiTemuanRekomendasi1CoverOpeningDesain lamaREDESIGN2–4IntroductionContextTerlalu panjangMERGE5–7Leadership ChallengeAwarenessRelevanKEEP8–12Definition of LeadershipConceptBanyak pengulanganMERGE13–18Leadership StyleCore ConceptMateri utamaKEEP19–22Leadership TheoryReferenceTerlalu detailTRIM23–25Leadership HistoryReferenceTidak langsung mendukung objectiveREVIEW26–30Situational LeadershipCore FrameworkSangat pentingKEEP31–34Leadership BehaviorsConceptBeberapa pesan serupaMERGE35–38Case Study APracticeProtected ContentKEEP39–42DelegationApplicationText-heavyREDESIGN43–45Delegation ExercisePracticeProtected ContentKEEP46–50CommunicationConceptAda pengulanganMERGE...............

Tidak masalah jika hasil yang Anda dapatkan berbeda.

Yang kita cari adalah:

PETA DECK

Bukan deck baru.

1.6 — Jangan Berhenti pada Tabel

Setelah tabel selesai, minta ChatGPT memberikan Deck Audit Summary.

TYPE THIS

Berdasarkan audit tadi, jangan ubah deck dahulu.

Buatkan Deck Audit Summary yang berisi:

• total slide yang dianalisis;
• jumlah KEEP;
• jumlah kandidat MERGE;
• jumlah TRIM;
• jumlah HANDOUT;
• jumlah REDESIGN;
• jumlah NEED TRAINER REVIEW;
• kelompok materi yang paling banyak mengalami pengulangan;
• bagian yang paling text-heavy;
• bagian yang berpotensi menghabiskan terlalu banyak waktu saat training;
• dan risiko terbesar jika deck ini langsung digunakan tanpa restructuring.

Sekarang kita mulai mendapatkan gambaran besar.

Contohnya:

DECK AUDIT SUMMARY

Total: 87 slides

KEEP: 31

MERGE Candidates: 24

TRIM: 12

HANDOUT: 7

REDESIGN: 9

TRAINER REVIEW: 4

Kemudian ChatGPT mungkin menemukan:

Pengulangan terbesar terdapat pada bagian Leadership Definition dan Communication.

atau:

Bagian teori menghabiskan terlalu banyak proporsi slide dibanding practice.

Temuan seperti inilah yang kita butuhkan.

1.7 — Cari “Slide Inflation”

Ada fenomena yang cukup umum pada deck training lama.

Kita sebut saja:

SLIDE INFLATION

Materinya sebenarnya tidak bertambah banyak.

Tetapi jumlah slide terus bertambah.

Misalnya:

2019

Leadership Communication = 5 slides

Kemudian ditambah contoh:

2021

Leadership Communication = 8 slides

Ditambah teori:

2023

Leadership Communication = 11 slides

Ditambah case:

2025

Leadership Communication = 14 slides

Padahal pesan utamanya mungkin tetap:

Listening

Questioning

Feedback

Empathy

Karena itu kita lakukan satu pemeriksaan lagi.

TYPE THIS

Dari seluruh deck, identifikasi bagian yang mengalami slide inflation: jumlah slide terlalu banyak dibanding jumlah pesan utama yang sebenarnya perlu disampaikan.

Untuk setiap bagian, tampilkan:

Current Slides → Core Messages → Potensi Jumlah Slide Baru

Jangan melakukan perubahan dahulu.

Expected result:

BagianCurrentCore MessagesPotensiIntroduction722–3Leadership Definition833Leadership Style955–6Communication1445–6Delegation1045Feedback834

Sekarang angka 87 slide mulai terasa berbeda.

Bisa jadi kita sebenarnya hanya mempunyai:

35–45 pesan utama.

1.8 — Audit Proporsi Materi

Jumlah slide bukan satu-satunya masalah.

Kita juga perlu melihat:

ke mana waktu training sebenarnya pergi?

Minta ChatGPT mengelompokkan deck menjadi:

CONCEPT

EXAMPLE

CASE STUDY

DISCUSSION

EXERCISE

REFLECTION

ACTION

TYPE THIS

Klasifikasikan seluruh deck berdasarkan fungsi pembelajaran:

CONCEPT / EXAMPLE / CASE STUDY / DISCUSSION / EXERCISE / REFLECTION / ACTION

Estimasikan proporsi berdasarkan jumlah slide.

Jangan mengubah deck.

Misalnya hasilnya:

Concept — 62%

Example — 14%

Case Study — 8%

Discussion — 5%

Exercise — 7%

Reflection — 2%

Action — 2%

Sekarang kita menemukan masalah yang lebih penting daripada desain.

Training kita mungkin:

terlalu banyak menjelaskan dan terlalu sedikit membuat peserta melakukan sesuatu.

Ini adalah insight yang tidak akan ditemukan hanya dengan mengganti template.

1.9 — Trainer Review: Sekarang Giliran Anda

Sampai titik ini, jangan langsung lanjut.

Baca hasil audit.

Perhatikan rekomendasi ChatGPT.

Kemudian tanyakan kepada diri sendiri:

CONTENT

Apakah materi inti sudah dikenali dengan benar?

DUPLICATION

Apakah memang ada beberapa slide yang menyampaikan pesan sama?

EXERCISE

Apakah aktivitas penting sudah teridentifikasi?

SIGNATURE CONTENT

Apakah materi khas Anda terlindungi?

CLIENT REQUIREMENT

Apakah ada materi yang wajib ada karena permintaan klien?

EXPERIENCE

Apakah ada slide yang kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya penting saat Anda mengajar?

Ini adalah:

TRAINER DECISION

AI memberikan peta.

Anda yang menentukan wilayah mana yang penting.

1.10 — Koreksi Audit Jika Diperlukan

Misalnya ChatGPT menandai:

Slide 52–54 → HANDOUT

Tetapi menurut Anda:

“Bagian ini justru selalu menghasilkan diskusi terbaik.”

Jangan diam.

Koreksi.

TYPE THIS

Update audit:

Slide 52–54 adalah bagian penting untuk facilitated discussion.

Ubah status menjadi KEEP dan kategorikan sebagai DISCUSSION.

Jangan melakukan perubahan lain.

Atau:

Slide 67 terlihat repetitif, tetapi ini merupakan contoh kasus wajib dari klien.

Tandai sebagai PROTECTED CONTENT.

Dengan cara ini, hasil audit menjadi kombinasi:

AI Analysis + Trainer Experience

Bukan AI saja.

1.11 — Kunci Hasil Audit

Setelah semua koreksi selesai, kita perlu membuat versi final.

TYPE THIS

/audit final

Gunakan seluruh hasil audit dan koreksi saya.

Buat FINAL DECK AUDIT MAP.

Jangan melakukan restructuring, rewrite, merge, atau penghapusan slide.

Jadikan hasil ini sebagai baseline untuk tahap berikutnya.

Sekarang kita sudah mempunyai:

FINAL DECK AUDIT MAP

Inilah fondasi modernisasi kita.

1.12 — Apa yang BELUM Kita Lakukan?

Sampai tahap ini:

Belum ada slide yang dihapus.

Belum ada slide yang digabung.

Belum ada teks yang ditulis ulang.

Belum ada template Canva.

Belum ada redesign.

Yang kita lakukan baru:

MEMAHAMI.

Dan justru itu yang membuat tahap berikutnya lebih aman.

CHECKPOINT — TAHAP 1

Sebelum lanjut, pastikan kita sudah mempunyai:

☐ Seluruh deck sudah dianalisis.

☐ Setiap bagian mempunyai fungsi yang jelas.

☐ Materi repetitif sudah teridentifikasi.

☐ Slide text-heavy sudah diketahui.

☐ Kandidat MERGE sudah ditemukan.

☐ Kandidat HANDOUT sudah ditemukan.

☐ Exercise dan case study sudah dikenali.

☐ Protected Content sudah aman.

☐ Slide yang membutuhkan keputusan trainer sudah direview.

☐ Deck Audit Summary sudah tersedia.

☐ FINAL DECK AUDIT MAP sudah dikunci.

Jika semuanya sudah ✓, kita sudah mengetahui:

Apa yang sebenarnya ada di dalam 87 slide tersebut.

Sekarang baru kita boleh bertanya:

“Kalau training ini hanya 150 menit, sebenarnya deck baru kita harus menjadi seperti apa?”

Dan itu membawa kita ke command berikutnya:

/goal

SELANJUTNYA → TAHAP 2

Menentukan Target Deck Baru dengan /goal

Di tahap berikutnya kita tidak akan sekadar mengatakan:

“Jadikan 40 slide.”

Kita akan menentukan durasi, learning objectives, proporsi teori-praktik, jumlah section, ritme training, dan slide budget sehingga target 40 slide mempunyai alasan yang jelas.