TAHAP 2 — TENTUKAN TARGET DECK BARU DENGAN /goal

Pada Tahap 1 kita sudah melakukan audit terhadap seluruh deck lama.

Sekarang kita sudah mulai mengetahui:

• materi mana yang penting;
• bagian mana yang berulang;
• slide mana yang terlalu padat;
• materi mana yang berpotensi digabung;
• bagian yang lebih cocok menjadi handout;
• serta case study dan exercise yang harus dipertahankan.

Tetapi kita belum boleh mulai memangkas slide.

Ada satu pertanyaan yang harus dijawab terlebih dahulu:

“Deck baru ini sebenarnya mau menjadi seperti apa?”

Di sinilah kita menggunakan:

/goal

Tujuannya bukan sekadar mengatakan:

“87 slide jadikan 40 slide.”

Kita akan membuat target desain pembelajaran yang lebih jelas.

2.1 — Kenapa /goal Harus Dilakukan Sebelum /trim?

Bayangkan kita mengatakan kepada ChatGPT:

Ringkas 87 slide ini menjadi 40 slide.

Secara teknis instruksi tersebut mudah dipahami.

Masalahnya, ChatGPT belum mengetahui prioritas pengurangannya.

Apakah:

• teori yang dikurangi?
• case study?
• exercise?
• contoh?
• diskusi?
• atau seluruh bagian dipangkas secara proporsional?

Padahal 40 slide untuk:

seminar 60 menit

tentu berbeda dengan:

training 150 menit.

Dan 40 slide untuk:

fresh graduate

juga berbeda dengan:

senior manager.

Karena itu:

Jumlah slide adalah konsekuensi dari desain training, bukan tujuan utama.

2.2 — Gunakan Hasil /audit sebagai Baseline

Kita tidak memulai /goal dari nol.

Gunakan:

FINAL DECK AUDIT MAP

yang sudah dibuat pada Tahap 1.

Sekarang ChatGPT sudah mengetahui kondisi deck lama.

Kita tinggal menentukan kondisi deck yang ingin dicapai.

TYPE THIS

/goal

Gunakan FINAL DECK AUDIT MAP sebagai baseline.

Sekarang bantu saya menentukan target deck baru.

Konteks training:

Judul: Effective Leadership Skills

Audience: Supervisor–Manager

Durasi: 150 menit

Current Deck: 87 slides

Initial Target: sekitar 40 slides

Learning Objectives:

• memahami peran leader;
• memahami leadership style;
• menerapkan situational leadership;
• memberikan feedback secara efektif;
• membuat action plan.

Saya tidak ingin sekadar memotong jumlah slide.

Saya ingin deck baru:

• lebih sederhana;
• lebih visual;
• lebih banyak interaksi;
• tidak kehilangan framework utama;
• mempertahankan case study dan exercise penting;
• mengurangi teori repetitif;
• dan realistis digunakan dalam training 150 menit.

Jangan melakukan trimming, merging, rewrite atau redesign dahulu.

Untuk tahap ini bantu saya membuat TARGET DECK SPECIFICATION.

2.3 — Mulai dari Durasi, Bukan Jumlah Slide

Sekarang kita mempunyai:

150 menit.

Tetapi bukan berarti seluruh 150 menit digunakan trainer untuk menjelaskan slide.

Training membutuhkan waktu untuk:

• opening;
• menjelaskan konsep;
• bertanya;
• diskusi;
• case study;
• exercise;
• reflection;
• break/transisi;
• dan action planning.

Karena itu kita perlu membagi waktu terlebih dahulu.

TYPE THIS

Berdasarkan learning objectives dan audience Supervisor–Manager, rekomendasikan pembagian waktu training 150 menit.

Kelompokkan menjadi:

Opening / Concept / Example & Discussion / Case Study / Exercise / Reflection / Action Plan / Closing

Prioritaskan active learning.

Jangan menentukan jumlah slide dahulu.

Contoh hasil:

Total:

150 menit

Sekarang kita mulai melihat bahwa training bukan sekadar:

trainer + slide + bicara.

Ada ruang yang memang harus disediakan untuk peserta.

2.4 — Tentukan Learning Experience Ratio

Pada Tahap 1 mungkin kita menemukan deck lama didominasi oleh:

CONCEPT

Misalnya:

62% slide berisi teori atau penjelasan konsep.

Untuk deck baru, kita dapat menentukan komposisi yang lebih seimbang.

TYPE THIS

Berdasarkan pembagian waktu tadi, rekomendasikan Learning Experience Ratio untuk deck baru.

Kelompokkan menjadi:

LEARN — SEE — DISCUSS — PRACTICE — REFLECT — ACT

Jelaskan fungsi masing-masing.

Pastikan deck tidak terlalu didominasi oleh teori.

Contoh:

Angka tersebut bukan aturan baku.

Yang penting adalah kita mulai mempunyai desain pengalaman belajar.

2.5 — Buat Section Baru

Sekarang kita mulai memikirkan struktur besar deck.

Belum sampai slide individual.

Kita baru menentukan:

SECTION.

TYPE THIS

Berdasarkan learning objectives, hasil audit dan pembagian waktu, rekomendasikan struktur section untuk deck baru.

Jangan mengikuti struktur deck lama jika ada learning journey yang lebih baik.

Setiap section harus mempunyai:

• nama;
• tujuan;
• core message;
• fungsi dalam learning journey;
• estimasi waktu.

Maksimal 6–8 section utama.

Contoh:

Sekarang deck mulai mempunyai cerita.

2.6 — Buat “Slide Budget”

Baru sekarang kita bicara jumlah slide.

Kita menggunakan konsep:

SLIDE BUDGET

Artinya:

Setiap section mendapatkan jumlah slide berdasarkan fungsi dan waktu yang tersedia.

Bukan semua section mendapatkan jumlah yang sama.

TYPE THIS

Sekarang buat Slide Budget berdasarkan struktur section dan durasi yang sudah kita sepakati.

Target keseluruhan sekitar 35–45 slide.

Jangan memaksakan tepat 40 jika kebutuhan learning experience lebih baik sedikit di atas atau di bawahnya.

Prioritaskan:

• satu pesan utama per slide;
• discussion slide tetap dihitung;
• exercise instruction tetap dihitung;
• case study tetap dihitung;
• reflection dan action plan tetap mendapatkan slide;
• section divider boleh dihitung jika memang dibutuhkan.

Contoh:

Sekarang angka:

±40 slides

mempunyai alasan.

Bukan karena kita menyukai angka 40.

Tetapi karena struktur training memang membutuhkannya.

2.7 — Jangan Gunakan Rumus “1 Menit = 1 Slide”

Ada anggapan bahwa jumlah slide dapat ditentukan berdasarkan waktu.

Misalnya:

60 menit = 60 slide.

Untuk training, pendekatan seperti ini sering menyesatkan.

Satu slide bisa membutuhkan:

20 detik

jika hanya berupa transition.

Tetapi satu slide case study bisa digunakan:

15 menit.

Satu exercise instruction bahkan dapat berada di layar selama peserta mengerjakan aktivitas selama:

20–30 menit.

Karena itu slide budget harus mempertimbangkan:

fungsi slide, bukan hanya waktu tampilnya.

2.8 — Tentukan Jenis Slide yang Dibutuhkan

Sekarang kita dapat menentukan komposisi slide.

Tidak semua slide harus berisi materi.

TYPE THIS

Berdasarkan Target Deck Specification, tentukan jenis slide yang dibutuhkan.

Gunakan kategori:

OPENING / KEY MESSAGE / CONCEPT / FRAMEWORK / EXAMPLE / QUESTION / DISCUSSION / CASE STUDY / EXERCISE / REFLECTION / ACTION / CLOSING

Berikan estimasi jumlah masing-masing tanpa menulis isi slide dahulu.

Contoh:

Perhatikan satu perubahan penting.

Deck baru kita tidak hanya berisi:

CONTENT SLIDE.

Ada:

QUESTION SLIDE

DISCUSSION SLIDE

EXERCISE SLIDE

REFLECTION SLIDE

ACTION SLIDE

Artinya slide sekarang menjadi bagian dari learning experience, bukan hanya tempat menyimpan informasi.

2.9 — Tentukan Content Protection Rules

Sebelum masuk tahap pemangkasan, kita buat aturan terakhir.

TYPE THIS

Berdasarkan Must Keep, Protected Content dan Target Deck Specification, buat Content Protection Rules.

Kelompokkan materi menjadi:

LOCKED

Tidak boleh dihapus tanpa persetujuan trainer.

FLEXIBLE

Boleh diringkas, digabung atau divisualisasikan selama pesan utama tetap ada.

OPTIONAL

Boleh dipindahkan ke handout atau dihapus jika tidak mendukung target.

Jangan melakukan perubahan pada deck dahulu.

Contoh:

Ini akan menjadi guardrail pada tahap /trim.

2.10 — Minta ChatGPT Membuat Target Deck Specification

Sekarang kumpulkan semua keputusan menjadi satu dokumen kerja.

TYPE THIS

/goal final

Berdasarkan seluruh keputusan yang sudah kita buat, susun FINAL TARGET DECK SPECIFICATION.

Masukkan:

1. audience;
2. durasi;
3. learning objectives;
4. target jumlah slide;
5. learning experience ratio;
6. section structure;
7. durasi per section;
8. slide budget per section;
9. jenis slide;
10. Must Keep;
11. Protected Content;
12. Content Protection Rules;
13. prinsip yang harus dipertahankan saat melakukan trimming.

Jangan melakukan trimming, merging, rewrite atau redesign.

Jadikan dokumen ini sebagai baseline untuk tahap berikutnya.

Sekarang kita mempunyai:

FINAL TARGET DECK SPECIFICATION

Dan ini akan menjadi pasangan dari dokumen sebelumnya:

FINAL DECK AUDIT MAP

serta:

FINAL TARGET DECK SPECIFICATION

Satu menjelaskan:

“Kondisi kita sekarang.”

Yang satunya menjelaskan:

“Kondisi yang ingin kita capai.”

2.11 — Trainer Review

Sebelum mengunci /goal, periksa kembali beberapa hal.

Apakah 35–45 slide realistis?

Jangan memaksakan 40 jika ternyata training membutuhkan 43.

Sebaliknya, jangan mempertahankan 50 hanya karena takut menghapus materi.

Apakah waktu praktik cukup?

Jika training 150 menit tetapi hanya menyediakan 10 menit untuk practice, kita mungkin masih terlalu content-heavy.

Apakah semua learning objectives mendapatkan ruang?

Jangan sampai satu objective mempunyai 15 slide sementara objective lain hanya satu.

Apakah signature content masih terlindungi?

Case, exercise, cerita dan framework khas trainer tetap harus terlihat dalam specification.

Apakah deck baru terasa seperti training?

Bukan:

kuliah 150 menit menggunakan PowerPoint.

Tetapi:

learning experience yang dibantu oleh PowerPoint.

2.12 — Apa yang Sudah dan Belum Kita Lakukan?

Pada Tahap 2 kita sudah menentukan:

• durasi;
• learning experience;
• struktur section;
• slide budget;
• jenis slide;
• target jumlah slide;
• content protection;
• dan target deck secara keseluruhan.

Tetapi kita masih belum:

• menghapus slide;
• menggabungkan slide;
• menulis ulang isi;
• membuat desain;
• atau menggunakan Canva untuk produksi deck.

Sekarang kita mempunyai dua hal:

CURRENT STATE

87 slide lama yang sudah diaudit.

dan:

TARGET STATE

±40 slide dengan struktur dan learning experience yang sudah ditentukan.

Baru setelah kedua hal tersebut jelas, kita siap mulai mengubah deck.

CHECKPOINT — TAHAP 2

Sebelum melanjutkan, pastikan:

☐ Durasi training sudah ditetapkan.

☐ Learning objectives sudah dikunci.

☐ Pembagian waktu sudah realistis.

☐ Learning Experience Ratio sudah ditentukan.

☐ Struktur section sudah dibuat.

☐ Durasi setiap section sudah tersedia.

☐ Slide Budget sudah dibuat.

☐ Target jumlah slide sudah realistis.

☐ Jenis slide sudah ditentukan.

☐ LOCKED / FLEXIBLE / OPTIONAL sudah dibuat.

☐ Protected Content tetap aman.

☐ FINAL TARGET DECK SPECIFICATION sudah dikunci.

Jika semuanya sudah ✓, sekarang kita memiliki dua dokumen penting:

FINAL DECK AUDIT MAP

FINAL TARGET DECK SPECIFICATION

Sekarang barulah kita bisa mulai melakukan perubahan.

Tetapi jangan langsung menghapus slide satu per satu.

Kita akan menyusun learning journey baru terlebih dahulu.

Command berikutnya:

/structure

SELANJUTNYA — TAHAP 3

Menyusun Ulang Learning Journey dengan /structure

Pada tahap berikutnya kita akan mengambil 87 slide lama + hasil audit + target deck baru, lalu membangun struktur presentasi dari awal berdasarkan perjalanan belajar peserta.

Bukan berdasarkan:

“Slide 1 dulu memang diikuti slide 2.”

Tetapi berdasarkan:

“Apa yang perlu dipikirkan, dipahami, dicoba, dan dilakukan peserta secara berurutan?”