Sebelum meminta ChatGPT membedah 80+ slide, kita perlu menyiapkan “meja kerja” terlebih dahulu.

Tahap ini terlihat sederhana, tetapi penting. Kita ingin memastikan ChatGPT memahami materi apa yang sedang dikerjakan, siapa pesertanya, berapa lama durasi training, dan bagian apa yang tidak boleh hilang.

Jangan mulai dari Canva.

Jangan pilih template dahulu.

Di tahap ini kita hanya akan menyiapkan:

ChatGPT + PowerPoint lama + Canva + Project Brief

0.1 — Siapkan Tool yang Akan Digunakan

Dalam tutorial ini kita menggunakan tiga komponen utama.

ChatGPT

ChatGPT menjadi ruang kerja utama selama proses modernisasi.

Nantinya kita akan menggunakannya untuk:

• mengaudit isi deck;
• menemukan materi yang berulang;
• menentukan materi yang perlu dipertahankan;
• menyusun ulang struktur;
• menggabungkan beberapa slide;
• menulis ulang isi slide;
• menentukan bentuk visual;
• membuat arahan desain;
• dan melakukan review akhir.

PowerPoint Lama

Ini adalah bahan baku kita.

Dalam study case tutorial ini kita menggunakan:

Leadership Training 2019.pptx (Contoh)

Jumlah:

87 slide

File Anda tentu tidak harus sama.

Bisa 60 slide, 90 slide, bahkan lebih dari 100 slide.

Metode yang kita gunakan tetap sama.

Canva

Canva akan digunakan setelah struktur deck baru mulai terbentuk.

Perhatikan urutannya:

PowerPoint Lama

↓

ChatGPT

↓

Audit & Restructure

↓

Visual Direction

↓

Canva

Jadi Canva bukan tempat pertama kita bekerja.

Kita akan membereskan isi dan struktur terlebih dahulu sebelum memikirkan desain

0.2 — Tier ChatGPT yang Digunakan

Untuk mengikuti tutorial ini, kita akan menggunakan:

ChatGPT Plus — Recommended

ChatGPT Free tetap dapat digunakan untuk mencoba sebagian workflow.

Namun study case kita cukup berat:

87 slide + beberapa tahap analisis + banyak iterasi.

Sepanjang tutorial kita akan melakukan:

UPLOAD → AUDIT → STRUCTURE → TRIM → MERGE → REWRITE → VISUALIZE → DESIGN → CANVA → REVIEW

Karena itu, untuk workflow deck besar seperti ini, ChatGPT Plus lebih nyaman digunakan.

CATATAN

Pengguna ChatGPT Free tetap dapat mengikuti konsep tutorial ini. Namun batas penggunaan dan ketersediaan beberapa fitur dapat berbeda antar akun.

0.3 — Siapkan File PowerPoint Lama

Sekarang cari satu deck lama yang ingin Anda modernisasi.

Dalam contoh kita:

Leadership Training 2019.pptx — 87 Slides

Sebelum melakukan apa pun, buat salinannya.

Contoh:

File asli

Leadership Training 2019.pptx

File kerja

Leadership Training 2019 - AI Modernization.pptx

Kenapa perlu membuat salinan?

Karena kita belum tahu apa yang akan ditemukan selama proses audit.

Bisa saja ada

• diagram lama yang masih berguna;
• studi kasus penting;
• catatan trainer;
• exercise;
• data;
• ilustrasi;
• atau materi yang ternyata masih relevan.

Prinsip kita sederhana:

Jangan mengorbankan sumber asli sebelum deck baru benar-benar selesai.

0.4 — Jangan Bersihkan Deck Terlebih Dahulu

Ini mungkin sedikit berlawanan dengan intuisi.

Jangan hapus slide yang menurut Anda jelek.

Jangan memperbaiki font.

Jangan menghapus paragraf.

Jangan memindahkan urutan slide.

Dan jangan memilih template baru.

Upload deck dalam kondisi yang memang selama ini Anda gunakan.

Kenapa?

Karena kita ingin ChatGPT membantu melihat masalah sebenarnya dari deck tersebut.

Kalau kita sudah membereskannya terlebih dahulu, sebagian masalah yang ingin kita audit justru sudah tersembunyi.

Anggap saja kita sedang membawa mobil lama ke bengkel.

Biarkan mekaniknya melihat kondisi aslinya terlebih dahulu.

0.5 — Periksa Ukuran File

ChatGPT mendukung upload file presentasi seperti PPTX.

Namun deck training lama kadang memiliki ukuran yang sangat besar.

Biasanya bukan karena jumlah slide, tetapi karena terdapat:

• foto resolusi tinggi;
• screenshot berukuran besar;
• video;
• audio;
• ilustrasi;
• atau aset multimedia lainnya.

Jika file Anda sangat besar, buat versi kerja yang lebih ringan.

Tetapi sebisa mungkin:

Tetap gunakan format PPTX.

Jangan langsung mengubah seluruh deck menjadi gambar.

Kita membutuhkan struktur dan teks dari presentasi untuk melakukan content audit.

0.6 — Pahami Perbedaan Content Audit dan Visual Audit

Ini bagian penting.

Ketika kita mengunggah PowerPoint, tujuan pertama kita adalah meminta ChatGPT memahami:

“Apa isi deck ini?”

Bukan:

“Apakah desain slide 37 sudah bagus?”

Kita akan membedakan dua proses.

CONTENT AUDIT

Gunakan file:

PPTX

Untuk membantu menganalisis:

• topik;
• struktur;
• isi;
• pengulangan;
• kepadatan materi;
• relevansi;
• dan hubungan antarbagian.

VISUAL AUDIT

Gunakan:

Screenshot slide

Untuk membantu mengevaluasi:

• layout;
• hierarchy;
• penggunaan warna;
• typography;
• kepadatan visual;
• penggunaan gambar;
• dan komposisi.

Jadi sepanjang tutorial nanti kita menggunakan kombinasi:

PPTX → memahami isi

dan

Screenshot → memahami tampilan

Jangan khawatir.

Kita belum membutuhkan screenshot sekarang.

Itu akan kita gunakan ketika masuk ke tahap visual.

0.7 — Siapkan Konteks Training

Sekarang jangan lihat PowerPoint dahulu.

Jawab beberapa pertanyaan sederhana berikut.

Apa judul training?

Contoh:

Effective Leadership Skills

Siapa pesertanya?

Contoh:

Supervisor dan Manager

Berapa durasinya?

Contoh:

150 menit / 2,5 jam

Apa tujuan pembelajarannya?

Contoh:

Setelah mengikuti training, peserta diharapkan mampu:

• memahami peran seorang leader;
• mengenali berbagai leadership style;
• memilih pendekatan kepemimpinan berdasarkan situasi;
• memberikan feedback secara efektif;
• dan menyusun action plan.

Informasi tersebut akan menjadi filter ketika ChatGPT mulai merekomendasikan materi yang perlu dipertahankan atau dipangkas.

0.8 — Tentukan Materi yang WAJIB Dipertahankan

Ini salah satu langkah terpenting sebelum AI mulai bekerja.

Tuliskan materi yang menurut Anda tidak boleh hilang.

Contoh:

MUST KEEP

• Situational Leadership
• Leadership Style
• Feedback Framework
• Case Study
• Exercise
• Action Plan

Kenapa?

Bayangkan ChatGPT menemukan bahwa satu case study membutuhkan empat slide.

Secara matematis, mungkin terlihat tidak efisien.

Tetapi bagi Anda sebagai trainer, case study tersebut mungkin merupakan bagian terpenting dari sesi.

Karena itu AI perlu mengetahui:

“Bagian ini boleh diperbaiki, tetapi jangan dihilangkan.”

0.9 — Lindungi “Signature Content” Anda

Selain materi wajib, biasanya seorang trainer memiliki materi khas.

Kita sebut:

PROTECTED CONTENT

Ini bisa berupa:

• cerita pengalaman pribadi;
• studi kasus tertentu;
• analogi;
• framework buatan sendiri;
• diagram;
• permainan;
• exercise;
• pertanyaan diskusi;
• atau aktivitas yang selama ini terbukti efektif.

Contoh:

PROTECTED CONTENT

Jangan dihapus:

• cerita opening pada slide 7;
• Leadership Journey Diagram;
• Case Study A;
• Delegation Exercise;
• reflection question pada bagian closing.

Mengapa kita perlu melakukan ini?

Karena AI bisa menilai sebuah slide berdasarkan efisiensi informasi.

Sedangkan trainer juga mempertimbangkan:

pengalaman belajar peserta.

Keduanya tidak selalu sama.

0.10 — Buat Project Brief

Sekarang satukan informasi tadi menjadi satu brief sederhana.

Tidak perlu membuat dokumen khusus.

Anda cukup menyiapkan teks seperti berikut.

PROJECT BRIEF

Project: Modernisasi Leadership Training

Current Deck: 87 slides

Target: ±40 slides

Training Duration: 150 menit

Audience: Supervisor–Manager

Desired Style: Corporate Modern

Learning Objectives:

• memahami peran leader;
• memahami leadership style;
• menerapkan situational leadership;
• memberikan feedback;
• membuat action plan.

Must Keep:

• Situational Leadership;
• Leadership Style;
• Feedback Framework;
• Case Study;
• Exercise;
• Action Plan.

Protected Content:

• cerita opening;
• Leadership Journey Diagram;
• Delegation Exercise;
• Case Study A.

Goal:

Membuat deck lebih sederhana, modern, visual, dan nyaman digunakan untuk training 2,5 jam tanpa kehilangan substansi penting.

Simpan brief tersebut.

Kita akan menggunakannya pada beberapa tahap berikutnya.

0.11 — Hubungkan Canva dengan ChatGPT

Sekarang kita siapkan Canva.

Jika Canva tersedia pada Apps/Plugin Directory di akun ChatGPT Anda, hubungkan akun Canva yang akan digunakan.

Secara umum alurnya:

Buka ChatGPT

↓

Buka Apps / Plugin Directory

↓

Cari Canva

↓

Pilih Canva

↓

Connect

↓

Login ke Canva

↓

Review permission

↓

Authorize

Tampilan menu dapat sedikit berbeda tergantung akun dan versi ChatGPT yang Anda gunakan.

Tujuannya sederhana:

Pastikan Canva siap digunakan sebelum kita masuk ke tahap desain.

0.12 — Lakukan Connection Test

Jangan menunggu sampai tahap desain untuk mengetahui Canva belum terhubung.

Lakukan tes kecil.

TYPE THIS

Canva, bantu buat konsep presentasi Leadership Training dengan gaya corporate modern.

Kita tidak akan menggunakan desain tersebut.

Tujuannya hanya memastikan bahwa integrasi Canva dapat digunakan dari workflow ChatGPT Anda.

Jika berhasil:

CANVA CONNECTION: READY ✓

Sekarang berhenti.

Jangan redesign deck dahulu.

0.13 — Kenali Slash Command yang Akan Digunakan

Sepanjang tutorial ini kita akan menggunakan shorthand command.

Urutannya:

/audit

Membedah isi deck lama.

/goal

Menentukan target deck baru.

/structure

Menyusun ulang learning journey.

/trim

Mencari materi yang bisa dipangkas.

/merge

Menggabungkan slide yang membawa pesan serupa.

/rewrite

Mengubah materi menjadi presentation copy.

/visualize

Menentukan bentuk visual terbaik.

/design

Membuat visual direction dan design system.

/canva

Masuk ke tahap eksekusi desain.

/review

Melakukan quality control.

PENTING

Slash command seperti /audit, /trim, /merge, dan /modernize dalam tutorial ini adalah shorthand workflow yang kita gunakan untuk mempermudah proses, bukan daftar slash command resmi bawaan ChatGPT.

0.14 — Jangan Gunakan /modernize Dulu

Secara teori kita bisa saja mengetik:

/modernize deck ini menjadi 40 slide modern.

Tetapi kita tidak akan melakukan itu.

Setidaknya belum.

Kenapa?

Karena kita ingin tetap mengetahui:

• slide mana yang dipertahankan;
• slide mana yang dibuang;
• kenapa sebuah materi dibuang;
• slide mana yang digabung;
• apakah case study masih ada;
• apakah exercise masih ada;
• apakah framework penting masih utuh;
• dan apakah learning journey menjadi lebih baik.

AI membantu mempercepat pekerjaan.

Bukan mengambil alih keputusan trainer.

Karena itu kita akan menjalankan workflow tahap demi tahap.

CHECKPOINT — Sebelum Melanjutkan

Pastikan kondisi berikut sudah terpenuhi:

☐ File PowerPoint lama sudah tersedia.

☐ File asli sudah dibuatkan backup/salinan.

☐ Judul training sudah ditentukan.

☐ Audience sudah diketahui.

☐ Durasi training sudah ditentukan.

☐ Learning objectives sudah tersedia.

☐ MUST KEEP sudah dibuat.

☐ PROTECTED CONTENT sudah dibuat.

☐ Project Brief sudah siap.

☐ Canva sudah terhubung atau siap digunakan.

Jika semua sudah ✓, kita siap masuk ke tahap pertama.

Dan ingat:

Jangan buka Canva dulu.

Kita belum tahu apakah 87 slide tersebut memang masih layak menjadi 87 slide.

Pada tahap berikutnya, kita akan meminta ChatGPT membedah seluruh deck dan mencari tahu:

Apa yang penting?

Apa yang berulang?

Apa yang terlalu panjang?

Apa yang sebenarnya bisa digabungkan?

Command pertama kita: